ทุกงานสามารถปรับปรุงเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้ดีขึ้นได้ ด้วย Kaizen Mindset

การปรับปรุงเล็ก ๆ น้อย ๆ ในทุก ๆ วันของการทำงาน ไม่ว่าจะหน่วยงานใด ได้แก่ ขายและตลาด ผลิต คลังสินค้า จัดส่ง บุคคล ซ่อมบำรุง หลังการขาย ในการทำงานทุก ๆ วัน ส่วนใหญ่พนักงานจะไม่ค่อยสังเกตุว่างานที่ทำนั้นสร้างคุณค่าเพิ่มหรือไม่เกิดคุณค่า (เป็นความสูญเปล่า) เช่น การหาเอกสารเป็นเวลานาน การทำงานซ้ำซ้อน การรอคอยงานจากแผนกก่อนหน้า การแก้ไขงานการซ่อมแซมงาน การทำงานผิดพลาด ฯลฯ จนเกิดเป็นความเคยชิน

บางหน่วยงานต้องขอพนักงานเพิ่มแต่ยังคงได้ผลงานเท่าเดิม ทำให้มีต้นทุนเพิ่มขึ้นโดยไม่จำเป็น โดยเฉพาะในช่วงเศรษฐกิจที่ผันผวนถี่ขึ้นรุนแรงขึ้น ธุรกิจจำเป็นต้องควบคุมและลดต้นทุนให้ได้ ธุรกิจจำเป็นอย่างมากที่จะต้องวิเคราะห์หาสาเหตุของความสูญเปล่า ที่ทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้น แล้วดำเนินการลดความสูญเปล่าเพื่อให้ต้นทุนลดลง ต้องทำอย่างต่อเนื่องให้เกิดเป็นความปกติแบบ Next Normal

ความสูญเปล่า (Wastes) 8 ประการ ที่ธุรกิจจำเป็นต้องทำความเข้าใจและขจัดให้ได้เพื่อให้ทุกขั้นตอนในกระบวนการทางธุรกิจไหลลื่นไม่เกิดต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้แก่

1. งานที่ไม่ได้ตามมาตรฐานต้องแก้ไข (Defect)
2. งานที่ผลิตเกินความต้องการ (Overproduction)
3. มีการอคอยระหว่างการทำงาน (Waiting)
4. ความสามารถของพนักงานไม่ได้นำมาใช้ประโยชน์ (Non-Utilized Talent)
5. มีการขนย้ายบ่อย ๆ (Transportation)
6. มีสินค้าคงคลังมากเกินความต้องการ (Inventory)
7. มีการเคลื่อนไหวระหว่างการทำงานที่ไม่จำเป็น (Motion)
8. มีการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน (Excess Processing)

การค้นหาความสูญเปล่าและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องแบบ Kaizen ควรเป็นกิจกรรมหลักที่ทุกองค์กรต้องมี สอนให้ทุกคนมีความรู้ ส่งเสริมให้ทำเป็น เกิดทักษะ เป็น Mindset ที่ทุกคนต้องมี ปลูกฝังความคิดให้พนักงานทุกคนเห็นความสำคัญและประโยชน์ที่จะได้รับ ทั้งต่อตนเอง ลูกค้าภายนอก ลูกค้าภายใน

การสร้างสภาวะแวดล้อมที่จะให้มีการค้นหาความสูญเปล่าและดำเนินการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องแบบ Kaizen ควรมีดังนี้

1. การเห็นปัญหาและโอกาสในการปรับปรุง คือมองเห็นว่าสิ่งที่ทำอยู่สามารถทำให้ดีขึ้นกว่าเดิมอีกได้หรือไม่ เป็นการตั้งคำถามที่คิดนอกกรอบ
2. มีความคิดสร้างสรรค์ ค้นหาสิ่งที่อยู่รอบ ๆ ตัว มาแก้ปัญหาหรือปรับปรุงในสิ่งที่เราเห็นว่ามีโอกาสปรับปรับปรุงได้
3. ใช้หลักการ “เลิก ลด เปลี่ยน” ในการปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
- เลิก คือ การตัดขั้นตอนบางขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออกไป เพื่อลดภาระงาน
- ลด คือ การลดหรือรวมขั้นตอนที่มีความซ้ำซ้อนกันเข้าด้วยกัน เพื่อให้การทำงานรวดเร็วขึ้น
- เปลี่ยน คือ การเปลี่ยนวิธีการให้ง่ายขึ้นกว่าเดิม เพื่อลดเวลาจากวิธีการเดิมที่ใช้เวลานานเกินไป
4. การตั้งคำถามด้วยหลักการ 5W1H เป็นตั้งคำถามเพื่อหาหนทาง วิธีการใหม่ ๆ ด้วยการถามย้ำ “ทำไม ทำไม ทำไม…”

การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องแบบ Kaizen เป็นการบริหารงานแบบ “ล่างขึ้นบน (Bottom-up)” เปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วมในการปรับปรุงงาน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน จะทำให้การทำงานน้อยลงแต่ประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งผลทำให้ต้นทุนลดลง เพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้าภายนอกและลูกค้าภายใน

การสอนให้ทุกคนมี Kaizen Mindset ทุกงานสามารถปรับปรุงเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้ดีขึ้น จนเกิดการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องแบบ Kaizen จะเป็นเขื่อนป้องกัน ลด หลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่เกิดจากความผันผวนทางเศรษฐกิจที่ถี่ขึ้นรุนแรงขึ้นได้ นี่คือวิถี Next Normal

“การมี Kaizen Mindset ในวันนี้ จะทำให้องค์กรมี Innovation ในวันหน้า”