การคิดเชิงระบบ (System Thinking) หลักการที่ 5 มาตรฐานการทำงาน
830 จำนวนผู้เข้าชม |
การคิดเชิงระบบ (System Thinking) หลักการที่5
มาตรฐานการทำงาน (Work Standards) = วิธีคิดแบบทำให้ถูกตั้งแต่แรก
การคิดเชิงระบบ ด้วยการคิดแบบทำให้ถูกตั้งแต่แรก เป็นการคิดเชิงระบบที่ไม่ต้องการให้เกิดปัญหาคือการมีมาตรฐานการทำงาน (Work Standards) แล้วมีวินัยการทำงานตามมาตรฐาน เป็นการคิดเชิงระบบที่มองจากผลไปหาเหตุ วิเคราะห์ว่าในกระบวนการทำงาน มีปัจจัยอะไรบ้างที่เกี่ยวข้อง จำเป็นต้องมีการจัดทำมาตรฐานแต่ละปัจจัยเพื่อให้สามารถควบคุมได้ เปรียบเทียบและวิเคราะห์ได้ สามารถแก้ไขได้ทันที เป็นการคิดเชิงระบบที่เป็นทักษะสำคัญในการทำงานเพราะการทำให้ถูกต้องตั้งแต่แรกจะทำให้ทำน้อยได้มาก (Doing Less Getting More)
มาตรฐานการทำงานที่ดี ถูกต้องและครบถ้วน เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีของการบริหารงานประจำวัน เป็นการทำให้ถูกต้องตั้งแต่แรก เมื่อมีปัจจัยที่เปลี่ยนแปลงไปต้องมีการปรับปรุง มาตรฐานการทำงานใหม่ การมีมาตรฐานการทำงานที่ดีจะทำให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพ ผลลัพธ์เกิดประสิทธิผล เป็นที่พึงพอใจของลูกค้า ดังนั้นต้องเข้าใจหลักการ 5W1H ในการจัดทำมาตรฐานการทำงาน ทำไปเพื่อวัตถุประสงค์อะไร? (What) ใครที่มีส่วนร่วมในการทำงาน? (Who) ทำอย่างไร? (How) ทำที่ไหน? (Where) ทำเมื่อไหร่? (When) และทบทวนด้วยการถามซ้ำว่าทำไม? (Why)
การทำงานไม่ว่ากระบวนการใดๆ ย่อมมีปัจจัยเข้ามาเกี่ยวข้อง ขอยกตัวอย่าง “กระบวนการขาย”
เหตุการณ์ (Events) : การทำงานของพนักงานขาย ถ้าไม่มีมาตรฐานการทำงาน (เป้าหมายและวิธีการ) สิ่งที่เกิดขึ้นคือต่างคนต่างทำ ประเมินผลการทำงานลำบาก ผลกระทบคือทำให้ประสิทธิภาพการทำงานต่ำ ยอดขายไม่ได้ตามเป้าหมาย เป็นผลลัพธ์ที่สามารถเห็นได้
มีรูปแบบ (Patterns) : ขั้นต่อมาเป็นการแก้ปัญหา เพื่อให้ได้ยอดขายตามเป้าหมาย ด้วยการให้พนักงานรายงานการขายและอุปสรรคปัญหาที่เกิดขึ้นประจำวัน ผลลัพธ์คือยอดขายบางวันได้ตามเป้าหมาย บางวันไม่ได้ตามเป้าหมาย
มีการจัดทำโครงสร้างระบบ (System Structures) : เมื่อเห็นอุปสรรคและปัญหาที่เกิดขึ้น คือพนักงานขายแต่ละคนทำงานไม่เหมือนกันแตกต่างกัน ผลลัพธ์ของแต่ละคนก็แตกต่างกัน จึงกำหนดมาตรฐานการทำงานเพื่อให้พนักงานขายทุกคนทำงานด้วยวิธีการที่เหมือนกัน เพื่อให้มีการวัด และประเมินผลด้วยรูปแบบเดียวกัน จะได้แก้ปัญหาได้ตรงประเด็น
หลักการคิดเชิงระบบด้วยการคิดแบบทำให้ถูกตั้งแต่แรก
1. เป็นการคิดเชิงระบบที่มองจากผลไปหาเหตุ
2. สังเกตเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น เห็นปัญหา
3. ระบุปัญหาให้ชัดเจน
4. ทำความเข้าใจกระบวนการที่สามารถวัดและประเมินผลได้
5. กำหนดมาตรฐานให้มีรูปแบบชัดเจน
เครื่องมือที่ใช้ในการแยกแยะส่วนประกอบเชิงวิเคราะห์
5W1H, ผังกระบวนการทำงาน (Work Process Flow Chart), ห่วงโซ่คุณค่า (Value Chain)
ผลลัพธ์ที่ได้
• มีมาตรฐานการทำงานที่เป็นปัจจุบัน ถูกต้องตั้งแต่แรก
• เป็นปัจจัยที่สำคัญในการบริหารงานประจำวันที่มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผล
การคิดเชิงระบบ ด้วยการคิดแบบทำให้ถูกตั้งแต่แรก จึงเป็นหลักการคิดวิเคราะห์ที่ใช้ในการวางแผนการทำงานที่สมบูรณ์ครบถ้วน ทำให้ถูกต้องตั้งแต่แต่แรกเพราะคิดมาอย่างรอบครอบด้วยคำถาม 5W1H เมื่อถูกต้องตั้งแต่แรกจึงเป็นการทำน้อยได้มาก (Doing Less Getting More)
“การจะคิดเป็นระบบได้ เกิดจากคิดอย่างเป็นเหตุและผล การเรียนทำให้มีความรู้ แต่การลงมือทำจะทำให้เกิดทักษะ”
อาจารย์วีรปรัชญ์ สิงห์สัตย์
ผู้เขียนหนังสือคัมภีร์บริหารธุรกิจสู่ความยั่งยืน
ผู้อำนวยการสถาบันพัฒนาธุรกิจBCI
