วินิจฉัยองค์กร เพื่อตรวจสุขภาพองค์กร Next Normal (11)

ธุรกิจก็เหมือนร่างกายคนที่ต้องคอยตรวจสอบสุขภาพ ธุรกิจเมื่อผ่านการทำงานฝ่าฟันปัญหาทั้งภายในภายนอก ย่อมมีปัญหาสุขภาพได้ เราสามารถตรวจสุขภาพเบื้องต้นได้จากตัวชี้วัด (KPI) เปรียบเทียบกับเป้าหมาย (มาตรฐาน)

ผู้นำองค์กร ผู้บริหาร เป็นหมอที่ต้องวิเคราะห์ผล และวินิจฉัยหาสาเหตุของโรค (ปัญหาที่ผลกระทบต่อลูกค้า) แล้วทำการรักษา (มอบหมายให้มีการปรับปรุงพัฒนา) การรักษาสุขภาพของธุรกิจเป็นประจำจึงเป็นเรื่องจำเป็นในยุคที่เศรษฐกิจมีความผันผวนที่ถี่ขึ้นรุนแรงขึ้นที่คอยป้องกันโรคภัยต่าง ๆ (ความเสี่ยง) ต้องทำให้เป็นเรื่องปกติแบบ Next Normal

การวินิจฉัยองค์กร (Organizational Diagnosis) คือการวัด วิเคราะห์ และตัดสินใจต่อผลลัพธ์ ที่เกิดขึ้น เพื่อนำไปสู่การปรับปรุงในอนาคต ถ้าผู้นำ ผู้บริหารองค์กร ไม่ทำหน้าที่ในการวินิจฉัยผลลัพธ์และดำเนินการปรับปรุง จะทำให้องค์กรได้รับความเสียหาย ได้แก่

1. ความเสียหายต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของบริษัท ผู้ถือหุ้นอาจไม่ได้รับผลตอบแทน พนักงานขาดขวัญกำลังใจที่ดี คุณภาพชีวิตการทำงานแย่ลง ไม่มีความสุขในการทำงาน
2. ความเสียหายต่อลูกค้า ลูกค้าได้รับสินค้าและบริการที่ไม่ตรงตามความต้องการ ลูกค้าเสียโอกาสในการดำเนินธุรกิจ ลูกค้าไม่มีความเชื่อมั่น
3. ความเสียหายต่อคู่ค้า คู่ค้าสูญเสียโอกาสในการดำเนินการทางธุรกิจกับบริษัทของเรา
4. ความเสียหายต่อการดำเนินงานของบริษัท เกิดความสูญเปล่าขึ้นในกระบวนการ มีต้นทุนที่สูงขึ้น ส่งผลต่อกำไรลดลงหรืออาจขาดทุนได้

ขั้นตอนการวินิจฉัยองค์กรของผู้นำ ผู้บริหาร

1. ตรวจสอบผลลัพธ์การดำเนินงานของบริษัท ได้แก่ Financial Ratio ตามที่กล่าวไปแล้วใน Next Normal (9) , วัตถุประสงค์และตัวชี้วัดของ Balanced Scorecard ทั้ง 4 มุมมอง
2. ดำเนินการวินิจฉัย วิเคราะห์การทำงานตามผังกระบวนการ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน จุดควบคุม การบริหารงานประจำวัน มีมาตรฐานหรือไม่ ? มีความผิดปกติอะไร ? มีการแก้ปัญหาอย่างไร ? เมื่อวินิจฉัยแล้วให้ระบุปัญหาและสาเหตุ
3. ดำเนินการแก้ไขปัญหาและปรับปรุง ผู้นำ ผู้บริหาร มอบหมายให้ผู้เกี่ยวข้องไปแก้ปัญหาและปรับปรุงงานตามที่ได้วินิจฉัย
4. ผู้นำ ผู้บริหารตรวจสอบผลลัพธ์และวินิจฉัยหลังการแก้ปัญหาและปรับปรุงอีกครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามเป้าหมายขององค์กร

องค์กรที่มีกระบวนการทำงาน มีขั้นตอนที่ชัดเจน มีการวัด การวิเคราะห์ มีการประเมินและควบคุมกลยุทธ์ ก็จะสามารถวินิจฉัยองค์กรได้ เป็นความได้เปรียบในการแข่งขัน เพราะจะมีสติรู้ตัวเองอยู่ตลอดเวลาว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้นกับธุรกิจบ้าง ? จะมีวิธีการแก้ปัญหาและปรับปรุงอย่างไร ?

ตัวอย่างที่เคยได้ให้คำปรึกษากับหลายบริษัทที่เป็น SMEs ที่ผู้ประกอบการสามารถวินิจฉัยองค์กรได้ คือ ให้มีการวางแผนกลยุทธ์ ประเมินและควบคุมกลยุทธ์โดยใช้เครื่องมือ Balanced Scorecard & KPIs และจัดให้มีการประชุม ประเมินผลกลยุทธ์ประจำเดือนทุกเดือน ถ้าไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ก็จะวิเคราะห์และวินิจฉัยระบุปัญหาและสาเหตุ ให้ผู้เกี่ยวข้องไปแก้ปัญหาและปรับปรุงทันที ส่วนผลลัพธ์การดำเนินงานของบริษัทจัดให้มีการประชุม Financial Review เพื่อประเมินและควบคุมผลการดำเนินงานทางธุรกิจ ถ้าไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ก็จะวิเคราะห์และวินิจฉัยระบุปัญหาและสาเหตุ ให้ผู้เกี่ยวข้องไปแก้ปัญหาและปรับปรุงทันที

การวินิจฉัยองค์กรของผู้นำ ผู้บริหาร จึงเป็นหลักการที่สำคัญในการบริหารธุรกิจ สร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน เป็นเขื่อนป้องกัน ลด หลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่เกิดจากความผันผวนทางเศรษฐกิจที่ถี่ขึ้นรุนแรงขึ้นได้ นี่คือวิถี Next Normal

“ผลลัพธ์ทางธุรกิจ เป็นผลที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน มาจากเหตุที่เกิดขึ้นในอดีต ผลที่ไม่ดีในปัจจุบันเราแก้ไขไม่ได้ แต่เรากำหนดผลในอนาคตได้ด้วยการปรับปรุงเหตุให้ดีขึ้น”