ความสูญเปล่า (Wastes) 8 ประการ ที่ธุรกิจจำเป็นต้องทำความเข้าใจและขจัดให้ได้

การบริหารกระบวนการให้มีความต่อเนื่อง ไม่เกิดความสูญเปล่า มีตัวชี้วัด (KPI) และเป้าหมาย เข้าใจกระบวนถัดไปคือลูกค้า (ภายใน)

การบริหารกระบวนการ (Process Management) เป็นการบริหารความพึงพอใจของลูกค้า (ภายใน) เพื่อให้กระบวนการของธุรกิจในการผลิตสินค้าและบริการ แต่ละขั้นตอนได้ตรงตามความต้องการของลูกค้า (ภายนอก) ทำให้ลูกค้า (ภายนอก) พึงพอใจ

จะเห็นว่าการบริหารความพึงพอใจ ไม่ใช่แค่เพียงให้ความสำคัญกับลูกค้าภายนอกเท่านั้น แต่ยังต้องให้ความสำคัญกับความพึงพอใจลูกค้าภายใน (Market-in) ด้วย

ถ้าการบริหารกระบวนการภายใน เกิดความสูญเปล่า อันเป็นสาเหตุ ทำให้เกิดปัญหา คือ สินค้าและบริการไม่ตรงตามความต้องการของลูกค้า เช่น คุณภาพไม่เป็นไปตามความต้องการ ส่งมอบไม่ตรงตามความต้องการ เหล่านี้จะทำให้ลูกค้าไม่พึงพอใจ ไม่ประทับใจ ลูกค้าไม่ซื้อซ้ำ รายได้ของธุรกิจจะลดลงได้ ยิ่งในสภาวะเศรษฐกิจมีความผันผวนถี่ขึ้นรุนแรงขึ้น ธุรกิจมีต้นทุนในการดำเนินงานที่สูงอยู่แล้ว ถ้าการบริหารกระบวนการเกิดความสูญเปล่าด้วยก็จะยิ่งซ้ำเติมให้ธุรกิจไปต่อลำบากมากขึ้น

ความสูญเปล่า (Wastes) 8 ประการ ที่ธุรกิจจำเป็นต้องทำความเข้าใจและขจัดให้ได้เพื่อให้ทุกขั้นตอนในกระบวนการทางธุรกิจไหลลื่นไม่เกิดต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ได้แก่

1. งานที่ไม่ได้ตามมาตรฐานต้องแก้ไข (Defect)
2. งานที่ผลิตเกินความต้องการ (Overproduction)
3. มีการอคอยระหว่างการทำงาน (Waiting)
4. ความสามารถของพนักงานไม่ได้นำมาใช้ประโยชน์ (Non-Utilized Talent)
5. มีการขนย้ายบ่อย ๆ (Transportation)
6. มีสินค้าคงคลังมากเกินความต้องการ (Inventory)
7. มีการเคลื่อนไหวระหว่างการทำงานที่ไม่จำเป็น (Motion)
8. มีการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน (Excess Processing)

การทำงานในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ ควรอย่างยิ่งที่จะต้องรู้ หรือมองเห็นความปกติและความผิดปกติ ที่เป็นความสูญเปล่าในกระบวนการ จะเห็นความผิดปกติได้ ก็ต้องมีการวัดและวิเคราะห์

ในกระบวนการทำงานภายในแต่ละขั้นตอนต้องมีการวัดผล เพื่อให้รู้ว่าแต่ละขั้นตอนมีปัญหา/ความผิดปกติหรือไม่ ถ้ามีปัญหาต้องรีบดำเนินการแก้ไขปัญหาและปรับปรุงทันทีเพื่อไม่ให้ปัญหาไปถึงลูกค้าภายนอก นั่นคือจะต้องมีการจัดทำตัวชี้วัด (KPI) และเป้าหมาย

“หากคุณวัดผลไม่ได้ คุณก็พัฒนาไม่ได้ (If you can’t measure it, you can’t improve it)”

ตัวชี้วัดนำ (Leading Indicator) เป็นตัวชี้วัดปัจจัยต่างๆ ภายในกระบวนการ ซึ่งเป็นเหตุ การกำหนดตัวชี้วัดที่ดี ทำให้ควบคุมปัจจัยต่าง ๆ ภายในกระบวนการได้ จะส่งผลให้ตัวชี้วัดตาม (Lagging Indicator) ดีตามด้วย ตัวชี้วัดนำจึงเป็นตัวกำหนดอนาคตให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นอย่างไร ?

ตัวชี้วัดตาม (Lagging Indicator) เป็นตัวชี้วัดผลของการกระทำที่มาจากกระบวนการ ซึ่งเป็นผล จะดีหรือไม่ ก็ขึ้นอยู่กับเหตุ คือกระบวนการภายในต้องดีก่อน

การวัดผลต้องเปรียบเทียบกับเป้าหมาย ถ้าผลออกมาแย่กว่าเป้า ต้องรีบดำเนินการปรับปรุงทันที การปรับปรุงก็ไปพิจารณาว่า ในกระบวนการเกิดมีความสูญเปล่าอะไรบ้าง ? ในความความสูญเปล่าทั้ง 8 ประการ การกำจัดความสูญเปล่าให้หมดไป หรือลดลงจะทำให้ธุรกิจไหลลื่น ไม่เกิดต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น

ผู้นำองค์กรจึงควรมีแนวทางการปฏิบัติคือ การกำหนดตัวชี้วัดทั้งตัวชี้วัดนำและตัวชี้วัดตาม เป้าหมายแต่ละตัวชี้วัด การวิเคราะห์ผลเป็นไปตามเป้าหมายหรือไม่ มีแนวโน้มมีความแตกต่างกันอย่างไร ? ที่สำคัญ ผู้นำ ผู้บริหารต้องมีการวินิจฉัยตัวชี้วัดต่าง ๆ พร้อมผลการวิเคราะห์เพื่อกำหนดปัญหา สาเหตุ ในการมอบหมายให้เกิดการปรับปรุงและพัฒนาต่อไป

หลายสถานประกอบการที่ได้เคยให้คำปรึกษา ได้นำแนวทางนี้มาใช้ทำให้มีการลดต้นทุนได้จริง เห็นความผิดปกติที่เกิดขึ้นในกระบวนการจากการวิเคราะห์ผลของตัวชี้วัด ยิ่งในยามที่เศรษฐกิจมีความผันผวนที่ถี่ขึ้นรุนแรงขึ้น ทุกธุรกิจควรที่จะดำเนินการบริหารกระบวนการให้มีความต่อเนื่องไม่เกิดความสูญเปล่า มีตัวชี้วัด (KPI) และเป้าหมาย เข้าใจกระบวนการถัดไปคือลูกค้า (ภายใน) ให้เป็นเรื่องปกติแบบ Next Normal ให้ธุรกิจมีต้นทุนที่ต่ำ

“หากคุณวัดผลไม่ได้ คุณก็พัฒนาไม่ได้ (If you can’t measure it, you can’t improve it)”