บริหารต้นทุน (Cost Management) Next Normal (8)

ความผันผวนทางเศรษฐกิจ ที่มีผลกระทบต่อต้นทุนการผลิต ได้แก่ น้ำมัน แก๊ส พลังงาน วัตถุดิบ ถ้าธุรกิจขาดการทำงบประมาณ โครงสร้างต้นทุน และค่าใช้จ่าย ต้นทุนมาตรฐาน ในการดำเนินงาน การตัดสินใจในการปรับราคาขายอาจจะปรับไม่ถูกต้อง มีผลต่อกำไร-ขาดทุนของธุรกิจได้ ที่สำคัญลูกค้าอาจจะหนีไปซื้อคู่แข่งได้ และถ้าต้นทุนสูงขึ้นแล้วธุรกิจไม่สามารถขึ้นราคาขายได้เพราะเกรงจะทำให้ลูกค้าไม่ซื้อสินค้า ธุรกิจก็ต้องลดต้นทุนให้ได้เพื่อรักษาระดับกำไรให้เหมือนเดิมตามเป้าหมายที่วางแผนไว้ การให้ความสำคัญกับการบริหารต้นทุน (Cost Management) จึงมีความจำเป็นอย่างมากในการบริหารธุรกิจในยุคที่มีความผันผวนทางเศรษฐกิจที่ถี่ขึ้นรุนแรงขึ้น ต้องมีข้อมูลด้านต้นทุนที่ถูกต้องและรวดเร็วมาใช้ในการตัดสินใจทั้งฝั่งผู้ส่งมอบวัตถุดิบและฝั่งลูกค้า

ในช่วงที่เกิดความผันผวนทางเศรษฐกิจมีหลายกิจการหลายบริษัทที่ดำเนินงาน การบริหารต้นทุนไม่ชัดเจน แล้วไม่มีข้อมูล Cost Management มาใช้ในการวางแผน ควบคุม และตัดสืนใจ ในการดำเนินงาน หลายกิจการถึงกับขาดทุนไปต่อลำบาก บางกิจการตัดสินใจผิดพลาดลูกค้าหายไป

การบริหารต้นทุน (Cost Management) ใช้หลักการเดียวกันกับการบริหารงานและคุณภาพคือ ใช้หลักการ PDCA (Plan-วางแผน/Do-ดำเนินงาน/Check-ตรวจสอบควบคุม/Action-ปรับปรุง)

วางแผน (Plan) การจัดทำโครงสร้างต้นทุน (Cost Structure)ให้มีความชัดเจนว่าธุรกิจมีต้นทุน ละค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง จะได้ดำเนินงานได้ถูกต้องตั้งแต่การกำหนดราคาขาย การซื้อจัดหาวัตถุดิบ การผลิตการบริการ การจ้างแรงงาน การลงทุนเครื่องมือเครื่องจักรอุปกรณ์ต่างๆ การทำการตลาด การขอกู้ยืนเงินจากธนาคาร การจัดทำต้นทุนมาตรฐาน (Standard Cost) รายผลิตภัณฑ์ เพื่อให้มั่นใจว่าต้นทุนที่ใช้ผลิตแต่ละผลิตภัณฑ์สอดคล้องกับโครงสร้างต้นทุน และที่สำคัญต้องมีเป้าหมายคือ การจัดทำงบประมาณ โดยการวางแผนเป้าหมายรายได้ (ยอดขาย) แล้ววางแผนต้นทุน ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน วางแผนกำไรขั้นต้นและกำไรสุทธิ

ดำเนินงาน (Do) ดำเนินงานตามแผนและเป้าหมาย ผลิตสินค้าและบริการให้เป็นไปตามต้นทุนมาตรฐาน (Standard Cost)

ตรวจสอบและควบคุม (Check) การดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลต้องมีการตรวจสอบและควบคุมให้เป็นไปตามโครงสร้างต้นทุน และต้นทุนมาตรฐาน (Cost Control)ในการดำเนินงานต้องมีการตรวจสอบ เก็บข้อมูลและวัดผลต้นทุนที่เกิดขึ้นคือ ต้นทุนจริง (Actual Cost) และทำการวิเคราะห์งบประมาณที่เกิดขึ้นจริง ผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร? ต้นทุนขาย (Cost of Goods Sold) และกำไรขั้นต้น Gross Profit) แสดงถึงประสิทธิภาพในการดำเนินงาน ส่วนกำไรสุทธิ (Net Profit) จะแสดงถึงประสิทธิภาพในการบริหารธุรกิจ กรณีถ้ากำไรขั้นต้นและกำไรสุทธิต่ำกว่าเป้าหมายแสดงถึงการดำเนินงานและการบริหารธุรกิจไม่มีประสิทธิภาพ กรณีเท่าหรือสูงกว่าเป้าหมายแสดงถึงการดำเนินงานและการบริหารธุรกิจมีประสิทธิภาพ

ปรับปรุง (Action) หลังจากวิเคราะห์การดำเนินงานและการบริหารธุรกิจแล้ว ในกรณีการดำเนินงานไม่มีประสิทธิภาพแสดงถึงไม่สามารถควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่ายได้ ธุรกิจจำเป็นต้องมีการดำเนินกิจกรรมการลดต้นทุน (Cost Reduction) เพื่อให้ต้นทุนและค่าใช้จ่ายเป็นไปตามเป้าหมายงบประมาณ หรือถ้าต้นทุนและค่าใช้จ่ายเป็นไปตามเป้าหมายงบประมาณแล้วก็ยกมาตรฐานขึ้นปรับเป้าหมายให้ท้าทายขึ้น ให้ธุรกิจมีประสิทธิภาพสูงขึ้น เหล่านี้เป็นข้อมูลการบริหารต้นทุนที่สำคัญมากในการตัดสินใจของผู้บริหาร

จะเห็นว่าการบริหารต้นทุน (Cost Management) เป็นเรื่องที่สำคัญมากในการดำเนินธุรกิจให้เติบโตและปลอดภัยจากความผันผวนทางเศรษฐกิจที่ถี่ขึ้นรุนแรงขึ้น ดังนั้นธุรกิจจึงจำเป็นต้องดำเนินงานให้เป็นเรื่องปกติแบบ Next Normal

“ต้นทุนเป็นเหมือนรากแก้วของธุรกิจ ต้องหมั่นคอยวินิจฉัยดูแลรักษาให้มีสุขภาพแข็งแรงตลอดเวลา”